La gestió documental: l'equilibri entre conservar i eliminar

"Una bona gestió documental implica, d'una banda, guardar de forma adequada tota aquella informació que ens pot ser útil i que cal conservar, i, de l'altra, eliminar degudament tots els documents i materials que ja hagin complert el seu objectiu", explica Carme Baqué, arxivera i documentalista del CHV i SAS.

Eliminar documentació física obsoleta aporta molts beneficis a una institució: des d'alliberar espai i facilitar la recerca i gestió d'expedients, a reduir la despesa que suposa que empreses externes custodiïn el material. En aquest sentit, el CHV va posar en marxa al darrer semestre de 2020 diverses accions per destruir material acumulat que ja no calia conservar.

Al soterrani de l'HUV

A la planta -2 de l'Hospital Universitari de Vic es van retirar 25 metres lineals de documentació antiga del programa de Cribratge, que es guardaven "provisionalment" en unes prestatgeries, així com informació antiga en paper d'altres serveis. Tot aquest material, previ a 2010, es va revisar amb els comandaments i direccions corresponents per consensuar què calia destruir, sempre d'acord amb les diverses normatives que regulen la seva eliminació. També es va recollir, triar i registrar la documentació que es conservava en diferents despatxos i serveis, procedint a destruir tot allò que no contenia informació vàlida.

5 tones de laminetes de laboratori

La realització de certes proves d'anatomia patològica genera un gran volum de material que cal conservar durant cert temps però que, passat aquest període, no té utilitat. Per reduir aquest material, enguany es va iniciar la destrucció d'entre 4 i 5 tones de vidre utilitzades per a les laminades de citologies, histologies i necròpsies, totes elles anteriors a 2010. Un gran volum de material que el CHV tenia en custòdia en una empresa externa, amb el consegüent cost de conservació i emmagatzematge.

Un altre procés d'endreça es fa fer a l'Hospital Sant Jaume de Manlleu, on es va registrar i classificar la documentació del període anterior al 2005 i, posteriorment, es van destruir diverses caixes de documents de gestió d'aquesta època.

A la Clínica de Vic, en canvi, es va reorganitzar l'espai d'arxiu ubicat a la segona planta de l'edifici C per aplicar una mesura correctiva de l'auditoria de protecció de dades. I és que una gestió incorrecta de dades pot comportar sancions de fins a 600.000 €.

Els departaments que tingueu documentació acumulada, podeu contactar amb Gestió Documental i Arxiu per valorar les mesures arxivístiques a aplicar per millorar la gestió